Si necesitas ayuda con los términos en Gael, hemos hecho un glosario especialmente para ti. Así podrás entender en que consiste cada término en Gael.

 

¿Qué es una Orden de Compra?

Una Orden de compra es la forma en la que puedes solicitar la compra de un bien y/o servicio que genera un documento tributario. De esta manera, la petición se realiza de manera clara y ordenada. Además de imputar el gasto directamente al proyecto, o grupo de gasto que lo está adquiriendo

Las órdenes de compra al igual que todas las transacciones en Gael, tienen un ciclo de vida,el cual pasa por un proceso de borrador, aprobación, recepción de documentos, pagos y cierre. Conoce este proceso en detalle aquí

 

¿Debo operar con órdenes de compra a pesar de que mi empresa no las usa?

La respuesta es ¡Sí! ya que estas gatillan distintos procesos internos que son automáticos, como por ejemplo la contabilidad o los flujos de caja.

 

¿Qué es una Orden de Egreso?

Una orden de egreso es una solicitud de dinero, la cual no necesariamente genera un documento tributario. Se puede utilizar en transacciones como por ejemplo, pagar impuestos, patentes comerciales o realizar retiros de socios.


¿Què es una remuneración?

Una Remuneración es el pago que pueda recibir una persona por un trabajo realizado. La remuneración se obtiene como parte de un acuerdo previo en el que una persona que actúa como jefe, cliente, o empleador adquiere, compra o reserva los derechos y deberes de una persona a través de un contrato hablado o escrito para que este cumpla con una serie de tareas o finalice la entrega de un producto.

 

¿Què es una Grilla y como se usa?

Gael está diseñado en base a una grilla principal, la cual tiene muchas funciones. Una vez que aprendas a utilizarla será una tremenda herramienta. Para entender de mejor manera que es la grilla, te invitamos a que lo relaciones con una tabla dinámica de excel, ya que tiene bastantes similitudes. Todas las funciones que tiene esta grilla son para poder ordenar y visualizar de mejor manera la información de tus empresas.

 

¿Qué es un tercero?

Un tercero es toda aquel persona o institución que tienen relación directa con tu negocio (Stakeholders). En la sección de terceros podrás administrar todos tus contactos y sus respectivos datos. Dentro de terceros existen cuatro tipos:

Clientes: Son aquellas personas o empresas,  a los que se le realizan ventas o se le prestan servicios con sus respectivos documentos tributarios.

Proveedores: Son todas las empresas o personas que le venden insumos o prestan servicios a tu negocio.

Internos: Son todas las personas que trabajan en tu empresa, osea tus colaboradores.

Otros: Son todos aquellos que no caben en una de las categorías anteriores, pueden ser socios, municipalidades, instituciones bancarias,servicio de impuestos internos, etc.

El objetivo de esta categorización es que cada tipo de tercero tenga reglas asociadas dependiendo de su condición. Ej: no se le pueden generar Órdenes de Compra a un tercero del tipo Cliente. Recuerda que un tercero puede tener más de una categoría asignada (ej: Puede ser Cliente y Proveedor a la vez).

Categorías: Después de seleccionar alguno de los tipos anteriormente mencionados, se tienen categorías para segmentar de mejor manera a tus terceros (Ej: en el caso de los Proveedores se puede definir de qué tipo es, como: insumos varios, supermercado, publicidad, etc.). Estas categorías son completamente parametrizables según tu negocio.

Otra función importante del tercero, es que cuando se trata de un Cliente o un Proveedor, se puede ver y analizar información relevante de la relación que tiene con tu empresa, como por ejemplo: fecha de primera compra, fecha de última compra, total de compras y promedio por compra. Si quieres saber más sobre como crear un tercero, ingresa aquí

 

¿Què es un fondo por rendir?

El Fondo por Rendir constituye un monto determinado de dinero que se otorga al Responsable del Fondo para efectuar gastos no asociados a la operación de una Unidad de control.

 

¿Què es una nota de venta?

Este documento comercial obliga a ambas partes tanto el cliente como el vendedor a realizar la operación de venta en los términos establecidos, y sirve como un comprobante de compra venta, más no como un documento tributario. La nota de venta solamente es informativa.

 

¿Què es una liquidación de venta?

Esta transacción se utiliza especialmente para recibir liquidaciones de boletas.

 

¿Què es ámbito Holding?

El holding es una forma de organización o agrupación de empresas en la que una compañía adquiere todas o la mayor parte de las acciones de otra empresa con el único fin de poseer el control total sobre la otra empresa.

 

¿Què es volver un estado atrás?

Se refiere a regresar a un estado anterior en el ciclo de vida de una transacción. Ej; de “Emitido” a “Sin Emitir”

 

¿Què es el periodo contable?

Se refiere al rango de tiempo en el  que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

 

¿Què es una nota de crédito?

Una nota de crédito es un documento tributario que se utiliza para anular facturas.

Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más.

 

¿Què es una rendición de Compra?

Se refiere a los gastos de dinero generados automáticamente desde un fondo por rendir.  A diferencia de las Rendiciones de Egreso, estas transacciones quedan a la espera del documento tributario para ser cerradas.

 

¿Qué es una rendición de Egreso?

Es la salida de todos los gastos de dinero generados automáticamente desde un fondo por rendir a la espera de su cierre final.

 

¿Què es una nota de Ingreso?

Es el  ingreso de dinero sin necesariamente tener un documento tributario asociado.

 

¿Què es un presupuesto de gastos?

Es la transacción en la que se  proyectan los gastos (compras) a incurrir para la realización de proyectos, estimar costos, provisiones, usted podrá generar órdenes de compra, órdenes de egreso y fondos por rendir.

 

¿Què es un presupuesto de venta?

Es la transacción en la que se proyectan ventas o ingresos para la realiazación de proyectos. Con esto podrás generar notas de ventas , notas de ingreso y liquidaciones de venta.


¿Què es un grupo contable?

Los grupos contables son divisiones y subdivisiones que sirven para clasificar los tipos de operaciones contables de una empresa o de una unidad de negocio.

 

¿Què es una Unidad de control?

Una Unidad de Control, es la carpeta general que contiene todas las transacciones realizadas para un proyecto es decir las transacciones productivas u operacionales de tu negocio.  

 

¿Què es observar?

Se refiere a transacciones que necesitan algún tipo de corrección o ajuste post autorización.


¿Que es archivar?
Transacciones archivadas después de terminar sus procesos.

 

¿Qué es un centro de costos?

Es una división que genera costos para la empresa,  los centros de costos  generalmente se divide en centros de costo administrativos, de servicio, productivos y de ventas.

 

¿Qué es ser propietario?

Es el usuario que crea y emite una transacción, o bien una Unidad de Control


¿Qué son los módulos?

Los módulos corresponden a las áreas de Gael, cada módulo agrupa diferentes transacciones y comparte datos con otros módulos. Existen los siguientes módulos:

  • Modulo de Salidas: Este módulo se encarga de administrar todas las salidas de dinero que pueda tener tu negocio. Por ejemplo: Órdenes de compra u órdenes de egreso. Este módulo te permitirá organizar tus egresos por propietario, proveedor u alguna categoría que tú definas.

 

  • Modulo  de Fondos por rendir: Este módulo se encarga de administrar todas las rendiciones de fondos de tu negocio. Acá podrás abordar todo el proceso, desde solicitar el anticipo, rendir el fondo y generar la devolución.

 

  • Modulo de Entradas: Este módulo se encarga de administrar todos los ingresos de dinero que pueda tener tu negocio. Por ejemplo: Notas de ingreso o notas de venta. Este módulo te permitirá organizar tus ingresos por propietario, proveedor u alguna categoría que tú definas.

 

  • Modulo de Presupuestos: En este módulo podrás crear y administrar presupuestos, además podrás generar rápidamente cotizaciones en base a tu Presupuesto de Costos. Una vez que tengas listo tu presupuesto, puedes generar directamente las transacciones de manera automática desde él.

 

  • Modulo de Cotizaciones : Podrás generar cotizaciones para enviar a tus clientes. Recuerda partir de un presupuesto sin aprobar.